Jenaer Bürgerdienste digitalisieren sich: Moderne Software für effizientere Verwaltung und verbesserte Services beim Bürgeramt
Der Fachdienst Bürgerdienste der Stadt Jena vollzieht ab heute, Mittwoch, den 26. März, einen wichtigen Schritt in die digitale Zukunft. Die Einführung der Software VOIS Meso der HSH GmbH Berlin verspricht optimierte Verwaltungsprozesse, eine benutzerfreundlichere Gestaltung der Services und eine weitere Digitalisierung der städtischen Angebote.
Schnellere Abläufe und verbesserte Bürgerfreundlichkeit durch neue Software
Die Umstellung auf die moderne Software ist ein zentrales Projekt zur Effizienzsteigerung innerhalb der Verwaltung. Olaf Schroth, Fachdienstleiter Bürgerdienste, betont die Vorteile: „Diese technologische Erneuerung wird sowohl die Arbeit unserer Mitarbeiter erleichtern als auch die Servicequalität für die Bürgerinnen und Bürger deutlich verbessern. Wir sehen in der neuen Software einen wesentlichen Baustein für eine fortschrittliche digitale Verwaltung und werden unsere Online-Dienste sukzessiv ausbauen. Wir bitten um Verständnis für mögliche temporäre Einschränkungen während der Umstellungsphase.“
Komplexe Datenmigration und intensive Vorbereitung
Die technische Migration, bei der über 115.000 aktive Datensätze, darunter die Meldedaten aller Jenaer Einwohner, in das neue System überführt werden, ist ein anspruchsvoller Prozess. Die Planung und Vorbereitung laufen bereits seit Mitte 2024. Seit dem 17. März werden die Mitarbeiter intensiv geschult, um einen reibungslosen Übergang zur neuen Software zu gewährleisten. Diese sorgfältige Vorbereitung führte im Vorfeld zu geringfügigen Verzögerungen bei der Terminvergabe.
Kurzzeitige Einschränkungen im Bürgerservice während der Umstellung
Vom 26. bis zum 28. März kommt es im Team Bürgerservice, einem von sechs Teams des Fachdienstes Bürgerdienste, zu temporären Einschränkungen:
- Die Pass-, Personalausweis- und Melderegisterbehörde kann aufgrund fehlenden Softwarezugriffs vorübergehend keine Dienstleistungen anbieten.
- Die Kfz-Zulassungsbehörde ist von der Umstellung unberührt und arbeitet ohne Einschränkungen.
- Die vollständige Wiederherstellung aller Dienstleistungen wird voraussichtlich ab dem 31. März erfolgen.
Die Entscheidung, den Fachdienst nicht komplett zu schließen, ermöglicht es, die Grundversorgung der Bürger auch während der Umstellung aufrechtzuerhalten. Der zentrale Empfang im Engelplatz 1 ist durchgehend besetzt, und für dringende Anliegen werden individuelle Lösungen erarbeitet.
Zukunftsperspektive: Digitale Wohnsitzanmeldung und verbesserte Terminvergabe
Ein wichtiges Ziel der Softwareumstellung ist die Einführung der digitalen Wohnsitzanmeldung, sobald die technischen Voraussetzungen dafür geschaffen sind. Zusätzlich soll die Vergabe von tagesaktuellen Terminen optimiert werden. Die Gewährleistung der Aktualität des Melderegisters bleibt ein Kernpunkt der täglichen Arbeit des Fachdienstes, ebenso wie der persönliche Kontakt zu den Bürgern vor Ort. Die Beantragung von Personaldokumenten wird jedoch weiterhin nur persönlich möglich sein.
Unter dem folgenden Link sehen Sie das Interview mit Olaf Schroth Fachdienstleiter Bürgerservice beim Bürgeramt der Stadt Jena: